GDPR ready dokumentumkezelési folyamatok

Miért fontos, hogy GDPR ready legyen a vállalkozása?

2018. május 25-én érvénybe lépett az Európai Unió és Tanács által elfogadott GDPR (General Data Protecion Regulation), azaz a személyes adatok védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló rendelet. A szabályozás minden olyan vállalatot érint, mely személyes adatokat tárol, gyűjt, kezel, még ha csak ideiglenesen is (pl. szkennelés, nyomtatás). A rendelet életbe lépését követően nincs türelmi idő, a szabályok be nem tartása súlyos bírságot vonhat maga után: 20 millió euró, vagy az előző év világpiaci forgalmának 4%-a.

Nyomtatás, szkennelés és dokumentumkezelés adatvédelmi rései

Egy ártatlannak tűnő állásinterjúnál kinyomtatott önéletrajz, egy beszkennelt vásárlói űrlap is könnyen a GDPR rendelet megsértését jelentheti, ha az adatok nincsenek megfelelően kezelve vagy titkosítva. A kinyomtatott dokumentum könnyen illetéktelen kezekbe juthat újranyomtatás során, akár egy gombnyomásra. Fontos, hogy dokumentumainkhoz csak mi férjünk hozzá és csak akkor, amikor azt mi szeretnénk. Erre a Data Security Kit és a KYOCERA Net Manager, másnéven MyQ nevű kiegészítő szoftvereink kiválóan alkalmasak.

A GDPR rendelet 32. és 34. cikkben leírt feltételek alapján, a dokumentumkezelő eszközeink merevlemezén tárolt és kezelt adatokat titkosítani kell. Ide értendő a címjegyzék, nyilvántartási és felhasználói információkhoz köthető adatok, dokumentumfiókok, valamint a nyomtatás, másolás során átmenetileg tárolt adatok. A szabályozás kimondja, hogy olyan szintű titkosításra van szükség, mely akkor is biztosítja az adatok visszafejthetetlenségét, ha a merevlemez illetéktelen kezekbe jut. A Kyocera által kínált Data Security Kit képes az adatok olyan szintű titkosítására, mely biztosítja az adatok kiolvashatatlanságát, visszafejthetetlenségét. A Kit arra is képes, hogy minden nyomtatási feladat befejeztével 3 alkalommal is felülírja a merevlemezen a már törölt feladat helyét, hogy az a legfejlettebb eszközökkel sem nyerhető ki az eszközről. 

A KYOCERA Net Manager, azaz a MyQ az alábbi előnyöket tudja biztosítani a GDPR ready dokumentumkezeléshez:

  • Az alapértelmezett e-mail sablonokban (PIN kód, szkennelt dokumentum, stb.) benne van a MyQ rendszergazda elérhetősége (mint adatkezelő).
  • A felhasználói rekordok anonimizálhatók.
  • A rendszergazda létrehozhat egy üzenet sablont, amit a felhasználók láthatnak a saját webes felületükön, amikor belépnek a MyQ-ba.
  • A felhasználók láthatnak minden hozzájuk kapcsolódó információt a MyQ webes felületén bejelentkezve.
  • "Felhasználó elfelejtése" funkció: a felhasználói rekord anonimizálva lesz, és minden személyes adata törlésre kerül.

Megoldás? Megoldás!

Amennyiben komplex megoldást keres a dokumentumkezelés GDPR ready megoldására, úgy jó helyen jár!

Az összes SSD-el, vagy merevlemezzel rendelkező Kyocera nyomtató kompatibilis a Data Security Kit-el, valamint a Kyocera Net Manager szoftverekkel, melyek biztosítják a GDPR dokumentumkezelésre vonatkozó pontjainak való megfelelősséget.

Vállalatunk a Global Union, Magyarország egyik legkiemelkedőbb Dokumentum Advisor cégévé nőtte ki magát. A hosszú évek tapasztalatának köszönhetően professzionális, komplex és iparágakra, szektorokra specializált megoldást nyújtunk a dokumentumkezelés területén.

Komplex megoldásaink során magasan kvalifikált Trusted Dokument Advisoraink (Megbízható Tanácsadó) a legoptimálisabb és biztonságosabb rendszerek meghatározásában és a folyamatok koordinációjában állnak rendelkezésükre.

Kérje bizalommal Megbízható Dokumentumkezelési Tanácsadóink segítségét!